Rapat dimulai pukul sepuluh. Aruna duduk di samping Bu Ratna sambil merapikan ujung buku catatannya. Dimas menyiapkan layar, Raka mengambil tempat di ujung meja, dan Celine duduk di seberang. Semalam Aruna berlatih menjelaskan alur dokumen. Sekarang, melihat orang-orang menunggu, ia merasa kalimat pembukanya malah bersembunyi.
'Tujuan kita memperjelas penyerahan dokumen,' kata Raka. 'Kalau ada catatan yang belum lengkap, kita periksa. Jangan menetapkan siapa yang salah dari dugaan.'
Dimas menampilkan buku penerimaan yang sudah dipindai. Ia membedakan berkas yang dikirim melalui sistem dengan map fisik yang berpindah tangan. Catatan digital dapat menunjukkan versi yang tersedia, tetapi tidak menjelaskan letak setiap lembar kertas pada waktu tertentu.
'Aruna yang mengambil map Mandala dari arsip,' ujar Celine. 'Saya menerima map itu darinya.'
'Betul,' jawab Aruna. Kali ini ia tidak perlu mencari kalimat. 'Bu Celine meminta berkas tahun lalu. Saya menyerahkannya langsung di ruang arsip. Ketika Ibu menanyakan lembar revisi, saya pergi mencarinya. Saya tidak melihat kapan lembar itu ditemukan.'
'Mungkin kamu memang lupa memasukkannya.'
Aruna menahan napas sejenak. 'Saya tidak bisa memastikan letak lembar itu sebelum Ibu membuka map. Karena itu saya tidak menuliskan kesimpulan tentang siapa yang memindahkannya. Saya hanya ingin penyerahan map dan penemuan lampiran tidak dianggap kejadian yang sama.'
Bu Ratna mengangguk. 'Itulah bagian yang belum dicatat dengan baik. Jumlah lampiran tidak diperiksa bersama saat penyerahan. Kita perlu membenahi prosesnya, bukan meminta orang mengingat sesuatu yang tidak ia lihat.'
Dimas memberi kesempatan Aruna menampilkan diagram. Permintaan, pencatatan, pemeriksaan, penyerahan, lalu konfirmasi penerima. Ia memakai contoh berkas pembelian alat kantor. Nama Mandala tidak muncul pada contoh itu.
'Kalau jumlah halaman ditulis, kita bisa memeriksa sebelum map dibawa pergi,' jelas Aruna. 'Tambahan setelah penyerahan mendapat catatan sendiri. Tidak perlu mencatat setiap halaman satu per satu.'
Celine mengangkat pena. 'Kalau penerimanya sedang rapat, pengirim harus menunggu?'
'Berkas bisa dititipkan kepada petugas yang memang ditunjuk. Namanya dicatat sebagai penerima titipan. Kita tidak menulis nama orang yang belum menerima.'
Dimas memeriksa sistem yang ada. Kolom pengirim, jumlah lampiran, dan konfirmasi sebenarnya sudah tersedia, tetapi selama ini tidak digunakan secara konsisten. Mereka tidak perlu membuat aplikasi baru. Yang perlu dijelaskan adalah kapan berkas boleh dianggap sudah diserahkan.
Raka meminta pendapat peserta lain. Seorang staf mengusulkan agar kode warna map tetap dipakai. Staf lain meminta petunjuk yang cukup satu halaman. Aruna menuliskannya, lalu menjawab pertanyaan berdasarkan pekerjaan yang pernah ia lakukan. Untuk aturan yang bukan wewenangnya, ia meminta Bu Ratna atau Dimas menjelaskan.
Masa uji coba ditetapkan selama satu bulan. Panduan akan diperiksa atasan masing-masing sebelum dibagikan. Tidak ada keputusan tentang siapa yang memindahkan lampiran Mandala. Dimas masih harus menanyakan alur map kepada pihak yang memegangnya dan mencocokkan keterangan dengan arsip yang tersedia.
Ketika peserta mulai berdiri, Raka mengucapkan terima kasih kepada Aruna atas penjelasannya. Aruna mengangguk, lalu mengumpulkan kertas yang hampir meluncur dari map.
'Pelan-pelan,' kata Bu Ratna. 'Presentasinya sudah selesai. Kertasnya tidak akan mengejarmu.'
Aruna tertawa malu. Dari ujung meja, Raka tampak menahan senyum. Pemandangan singkat itu membuatnya teringat lantai lima belas sebelum ia kembali ke administrasi. Ia segera menunduk pada map. Hari ini ia ingin pulang dengan catatan rapat yang benar, bukan kesimpulan baru tentang senyum atasannya.
Senin berikutnya, uji coba dimulai. Dimas mengirim panduan yang sudah disetujui. Pada hari pertama beberapa staf merasa formulir terlalu panjang. Aruna mencatat keluhan itu dan membantu membedakan kolom wajib dengan keterangan tambahan. Ia tidak mengubah ketentuan sendiri; Bu Ratna dan Dimas memeriksa usulannya.
Dua hari kemudian, masalah baru muncul. Seorang manajer menelepon administrasi karena belum menerima lampiran evaluasi vendor untuk rapat esok pagi. Pada sistem, nama Aruna tercantum sebagai penerima. Waktu penyerahannya pukul 16.42.
Aruna membuka catatan kehadiran. Hari sebelumnya ia pulang lebih awal dengan izin Bu Ratna untuk mengantar Sari ke pemeriksaan rutin yang sudah dijadwalkan. Pada waktu yang tercatat itu, ia sedang bersama ibunya dalam perjalanan pulang. Ia tidak datang ke sekretariat untuk mengambil dokumen vendor.
Ia menghubungi Bu Ratna terlebih dahulu, lalu Dimas. Tangkapan catatan sistem disimpan melalui folder kerja resmi. Aruna tidak menghapus entri atau mengganti namanya, meskipun tangannya sempat berhenti di dekat kolom penyuntingan.
'Pak, nama saya tercantum di sini. Tapi saya tidak menerima berkasnya. Tolong periksa catatan pembuatannya.'
Dimas meminta ia menunggu. Beberapa menit kemudian ia menjelaskan bahwa nama penerima memang telah diisi, tetapi konfirmasi penerimaan belum diberikan. Entri itu berasal dari terminal bersama di sekretariat. Akun yang terbuka tidak dapat dengan sendirinya membuktikan siapa yang duduk di depan komputer.
'Jadi catatannya belum lengkap?' tanya Aruna.
'Belum. Jangan dianggap sudah diterima. Saya akan meminta tim yang mengelola sistem menyimpan riwayatnya.'
Dokumen vendor kemudian ditemukan dalam folder bersama dan dikirim kepada manajer yang memerlukannya. Tidak ada bukti bahwa berkas fisik hilang; dokumen itu memang belum dicetak. Namun pengisian nama Aruna tetap perlu dijelaskan. Bu Ratna menyimpan bukti izin kepulangannya agar waktu tersebut dapat diperiksa tanpa meminta Aruna membuka informasi kesehatan ibunya.
Sore itu Celine berhenti di meja administrasi. 'Saya dengar ada entri memakai namamu. Kenapa tidak bertanya kepada saya dahulu?'
'Saya belum tahu siapa yang membuatnya, Bu. Saya melapor kepada atasan dan orang yang menangani sistem.'
'Kita bisa membicarakannya langsung.'
'Untuk catatan resmi, saya ingin jawabannya diterima pihak yang sama. Kalau nanti keterangan saya dibutuhkan, saya siap menjelaskan.'
Celine menatapnya beberapa detik, kemudian mengangguk dan pergi. Aruna baru menyadari bahunya menegang setelah Nisa menyodorkan air minum.
'Minum dulu. Wajahmu sudah seperti habis mengangkat lemari.'
Aruna tersenyum tipis. Ia tidak tahu apakah entri itu kekeliruan atau sesuatu yang disengaja. Untuk pertama kalinya ia cukup berani mengatakan bahwa namanya tidak boleh dianggap sebagai tanda terima tanpa persetujuannya. Ia menutup catatan setelah memastikan laporan sudah masuk, lalu kembali menyelesaikan pekerjaan yang benar-benar menjadi tanggung jawabnya.
Aksara