Pemindaian buku saham selesai pada hari berikutnya. Ratih mengundang bagian legal, Alya, dan Reza untuk memeriksa tiga halaman sisipan serta tanda tangan pada surat kuasa. Dokumen asli tetap berada di ruang terkunci; yang mereka gunakan adalah salinan ber-watermark dengan nomor halaman yang sama seperti register.
Petugas arsip menemukan pedoman pencatatan lama. Pada periode tertentu, halaman tambahan memang boleh disisipkan selama jumlah saham dan tanggal perubahan dicatat dalam indeks. Namun, indeks yang ada hanya memuat dua dari tiga sisipan. Halaman ketiga memiliki paraf, tetapi tidak ada rujukan silang.
“Ini kekurangan administrasi yang perlu dijelaskan,” kata Ratih. “Belum tentu perubahan tanpa izin.”
Alya meminta mereka memeriksa akta perusahaan dan bukti pengiriman yang sesuai. Halaman pertama berkaitan dengan pembetulan alamat pemegang saham. Halaman kedua mencatat pemindahan sebagian saham yang didukung akta. Halaman ketiga berisi perubahan jumlah saham, tetapi dokumen pendukungnya tidak ada dalam kotak.
Reza menunjuk tanggal pada halaman itu. “Itu sekitar waktu formulirku masuk.”
Ratih membandingkan tanggal. Jaraknya beberapa minggu, tetapi penerima perubahan adalah entitas yang berbeda dari nama Reza. Tidak ada hubungan kepemilikan yang dapat mereka pastikan dari berkas saat ini.
Alya meminta tim tidak menyebut entitas tersebut sebagai perusahaan cangkang. Nama legalnya tercatat, tetapi informasi pengendali akhir belum diperiksa. Bagian legal akan meminta dokumen korporasi dan konfirmasi dari otoritas yang berwenang.
Surat kuasa juga diperiksa. Dokumen asli memiliki tanda tangan yang terlihat lebih jelas daripada fotokopi sebelumnya. Namun, untuk memastikan kecocokan, Ratih meminta spesimen pembanding dari arsip perusahaan dan persetujuan pihak pemberi kuasa atau ahli warisnya. Tanda tangan yang mirip secara visual tidak cukup untuk menyatakan sah.
Alya menghubungi keluarga pemegang saham melalui penasihat hukum. Ia menjelaskan bahwa perusahaan menemukan surat kuasa yang mungkin terkait dengan rapat lama dan meminta izin untuk mengirim salinan terbatas. Keluarga itu setuju menerima dokumen untuk diperiksa, tetapi meminta waktu sebelum memberikan keterangan.
Sambil menunggu, mereka memeriksa indeks lampiran. Pada satu halaman terdapat nomor “L-204/3”, sedangkan daftar isi menyebut “L-240/3”. Perbedaan dua angka itu mungkin kesalahan penyalinan yang mengarahkan pencarian ke rak berbeda. Petugas arsip memeriksa buku register dan menemukan dua kode digunakan pada masa transisi sistem.
“Jadi mungkin lampirannya ada di kotak lain?” tanya Reza.
“Mungkin,” jawab petugas. “Kami belum menemukannya. Itu saja yang bisa dipastikan.”
Ratih meminta pencarian dilakukan berdasarkan kedua kode. Ia juga meminta catatan pemindahan untuk setiap kotak di rak terkait. Tak seorang pun diizinkan mengeluarkan dokumen sebelum berita acara dibuat.
Di luar ruang arsip, Reza mengaku bahwa dulu ia pernah diminta Surya menyerahkan satu set salinan kepada sekretariat. Ia tidak ingat apakah itu paket yang sama, dan tidak memiliki bukti. Alya memintanya menulis pernyataan sebagai ingatan pribadi, dengan tanggal perkiraan dan batas ketidakpastiannya.
“Kalau aku salah ingat, aku tidak mau pernyataanku dijadikan bukti,” kata Reza.
“Cantumkan bahwa itu ingatan yang belum didukung dokumen,” jawab Alya. “Tim akan mencatatnya begitu.”
Reza menyetujui. Ia menuliskan pernyataan di hadapan sekretaris dan membaca ulang setiap kalimat sebelum menandatangani. Alya tidak membacanya sebagai pengakuan. Itu hanya satu informasi yang membantu mereka memilih jalur pencarian.
Sore harinya, bagian legal menemukan bukti bahwa entitas pada halaman ketiga terdaftar sebagai perusahaan pemasok sejak bertahun-tahun sebelumnya. Hal itu belum menjawab siapa pengendali akhirnya atau mengapa jumlah saham dicatat, tetapi cukup untuk menghindari kesimpulan tergesa-gesa tentang perusahaan palsu.
Ratih memperbarui tabel: dua sisipan terjelaskan oleh dokumen pendukung; satu belum memiliki dokumen lengkap; surat kuasa ditemukan tetapi keabsahannya belum dipastikan; kode lampiran memiliki dua versi. Setiap temuan dilengkapi rujukan ke halaman dan sumbernya.
Alya menyimpan laporan sementara itu tanpa memberi judul dramatis. Pada lembar sampul ia menulis “Pencocokan Buku Saham dan Arsip Rapat”. Ia tahu cerita tentang warisan dan pengkhianatan mudah membuat orang mencari satu penjahat. Namun, perusahaan membutuhkan jawaban yang bisa diuji, bukan tokoh yang bisa disalahkan.
Ratih mengundang petugas yang dahulu mengelola buku saham untuk menjelaskan praktik penyisipan halaman. Ia sudah pensiun, tetapi bersedia hadir sebagai konsultan dengan pendamping. Ia mengatakan bahwa halaman tambahan memang kadang dimasukkan setelah pembetulan, lalu dicatat dalam indeks mingguan. Indeks itu disimpan terpisah dari buku utama.
Petugas tersebut tidak ingat halaman ketiga secara khusus. Ia meminta melihat nomor seri kertas dan jenis tinta, tetapi memperingatkan bahwa perbedaan bahan tidak menentukan tanggal secara pasti. Ratih mencatat pendapatnya sebagai petunjuk untuk pemeriksaan teknis, bukan penetapan umur dokumen.
Bagian legal mengirimkan akta entitas yang namanya tercantum pada halaman itu. Akta menunjukkan perusahaan pemasok tersebut memiliki beberapa pemegang saham dan pengurus yang tercatat. Belum ada dokumen yang menghubungkannya dengan Reza atau enam nama dalam notula. Alya meminta agar data itu tidak disebarkan lebih luas dari tim audit karena memuat informasi pihak ketiga.
Sementara itu, keluarga pemegang saham mengirim salinan surat kuasa yang mereka temukan. Tanggal dan nama pemberi kuasa cocok dengan dokumen di kotak, tetapi nama penerima di salinan keluarga berbeda satu huruf. Bisa jadi kesalahan pengetikan, bisa juga dokumen yang berbeda. Ratih meminta kedua pihak tidak memilih mana yang dianggap benar sebelum membandingkan aslinya.
Keluarga bersedia membawa dokumen asli ke kantor dengan syarat pemeriksaan dilakukan di hadapan penasihat mereka. Alya menyetujui pengaturan itu. Ia meminta meja pemeriksaan disiapkan, proses pemotretan dicatat, dan dokumen asli dikembalikan pada hari yang sama. Tidak ada alasan bagi perusahaan menahan surat milik keluarga.
Reza melihat salinan itu dan berkata ia tidak mengenal penerima kuasa. Alya bertanya apakah ia yakin atau sekadar tidak ingat. Reza mengubah jawabannya: ia tidak mengenali nama tersebut dari pekerjaannya, tetapi tidak bisa memastikan apakah pernah bertemu. Ratih mencatat koreksi itu dengan tepat.
Mereka lalu memeriksa akta perubahan dan register penerimaan. Tidak ditemukan bukti bahwa surat kuasa digunakan dalam pemungutan suara. Daftar hadir menandai dua orang sebagai kuasa, tetapi tak ada notula yang mencatat bagaimana suara diberikan. Bahkan jika surat tersebut sah, hasilnya belum otomatis diketahui.
Ratih memperbarui laporan sementara dengan dua cabang pemeriksaan: verifikasi identitas penerima kuasa dan pencarian berita acara pemungutan suara. Alya meminta kedua hal itu tidak digabung sebagai satu kesimpulan. Dokumen yang mengesahkan kuasa tidak dengan sendirinya membuktikan suara tertentu.
Pada akhir hari, mereka menyepakati pemeriksaan fisik dokumen keluarga tiga hari kemudian. Sambil menunggu, Alya mengirim pemberitahuan kepada direksi bahwa satu salinan surat kuasa telah diterima dan masih dicocokkan. Ia tidak menyebut pemegang saham itu sebagai pendukung Reza atau dirinya.
Aksara