Maya mengirim laporan triwulanan kepada seluruh pemegang saham pada hari Senin. Selain kinerja operasional, laporan itu memuat status audit dokumen lama. Dua perubahan saham sudah cocok dengan akta, satu transaksi pemasok masih menunggu konfirmasi bank, dan satu berkas notula lama belum ditemukan.
Alya membaca laporan bersama penasihat keuangannya. Ia tidak lagi berusaha menemukan satu petunjuk yang akan menjelaskan semuanya. Ia menandai pertanyaan tentang transaksi pemasok dan meminta Ratih memastikan cakupan pemeriksaan bank.
Ratih menjelaskan bahwa transaksi itu berbeda dari pengajuan Reza. Catatan keuangan menunjukkan pembayaran kepada entitas pemasok pada periode yang sama dengan perubahan saham, tetapi belum jelas apakah pembayaran berkaitan dengan transaksi saham atau kontrak barang.
“Jangan sampai dua hal yang kebetulan berdekatan dianggap saling terkait,” kata Alya.
Ratih setuju dan meminta bank memeriksa nomor referensi, tanggal, serta pihak yang membayar. Bagian keuangan diminta menyediakan kontrak pemasok dan bukti penerimaan barang. Tidak ada tuduhan dibuat.
Maya mengadakan rapat singkat dengan bagian operasional. Pemasok tersebut masih aktif dan telah memenuhi kontrak terakhir. Perusahaan tidak akan menghentikan pembayaran rutin, tetapi transaksi lama akan diperiksa agar pembukuan akurat.
Reza membaca laporan dan mengatakan ia mengenal nama pemasok itu, tetapi tidak pernah mengelola kontrak mereka. Ratih mencatat keterangan tersebut dan meminta jika ia memiliki dokumen pendukung, ia dapat mengirimkannya lewat sekretariat.
Alya bertanya apakah Reza sedang menawarkan bantuan atau sekadar menyampaikan ingatan. Reza berkata hanya menyampaikan yang ia tahu. Alya berterima kasih dan kembali ke agenda.
Malamnya, Adrian mengajak Alya makan malam setelah bekerja. Alya berkata ia mungkin harus membaca satu berkas lagi. Adrian menawarkan untuk membatalkan, tetapi Alya memilih datang setelah menyelesaikan pertanyaannya kepada Ratih.
Di restoran, Adrian bertanya apakah ia ingin berbicara tentang audit atau hal lain. Alya memilih membicarakan hal lain. Mereka berbicara tentang rencana akhir pekan dan buku yang sedang dibaca.
Alya menyadari ia mulai bisa meninggalkan pekerjaan di meja. Ia tidak perlu menjadikan hubungan dengan Adrian sebagai tempat melarikan diri; ia hanya ingin menikmati waktu bersamanya.
Sebelum pulang, Adrian bertanya apakah ia nyaman jika mereka mulai memberi tahu lebih banyak teman dekat. Alya berkata boleh, selama mereka tetap menjelaskan bahwa hubungan itu masih berkembang dan belum ada rencana menikah.
Adrian setuju. Ia tidak meminta Alya membuktikan keseriusannya melalui pengumuman.
Keesokan harinya, Ratih menerima jawaban bank bahwa referensi pembayaran tidak terkait dengan pengajuan saham Reza. Pembayaran berasal dari rekening perusahaan untuk pengiriman barang yang tercatat. Konfirmasi penerimaan barang masih diperiksa bagian operasional.
Alya merasa lega, tetapi meminta laporan menunggu bukti penerimaan sebelum menutup pertanyaan. Ia mengirim instruksi itu lewat email resmi.
Ia tidak ingin lagi mengisi kekosongan dengan ketakutan. Jika pembayaran itu memang kontrak biasa, dokumen akan menunjukkannya. Jika ada kekurangan, mereka akan menanganinya sesuai proses.
Sebelum laporan dipublikasikan ke pemegang saham, Ratih memeriksa apakah nomor pembayaran yang ditelusuri memiliki duplikat pada periode lain. Sistem menemukan dua faktur dengan nomor yang mirip, tetapi tanggal dan nilai berbeda. Ia meminta bagian keuangan memastikan apakah itu kesalahan pengetikan atau dua pengiriman terpisah.
Alya menyarankan agar tim tidak menganggap kesamaan nomor sebagai bukti hubungan. Mereka mencocokkan nomor kontrak, pesanan pembelian, bukti pengiriman, dan catatan bank. Faktur kedua ternyata berasal dari bulan berikutnya dan untuk barang berbeda.
Ratih menambahkan penjelasan itu dalam lampiran laporan. Ia juga mencantumkan metode pencarian, sehingga pembaca tahu apa yang diperiksa. Hendra meminta salinan metodologi dan menerimanya melalui portal pemegang saham.
Maya meminta bagian keuangan membuat daftar nomor faktur yang rentan salah ketik dan menerapkan validasi otomatis. Perubahan sistem memerlukan biaya, tetapi dapat mengurangi kesalahan serupa. Direksi menunda persetujuan sampai proposal vendor dibandingkan.
Alya meminta tim menilai biaya pemeliharaan, bukan hanya biaya pemasangan. Ia tidak ingin kebijakan baru membuat perusahaan membeli sistem mahal yang tidak digunakan.
Reza mengirim satu contoh kesalahan dari masa ia mengelola, tetapi ia tidak meminta agar laporan lamanya diubah. Ratih memeriksa contoh itu dan menemukan koreksi sudah tercatat di buku besar. Alya meminta dokumentasi disertakan sebagai pembanding.
Malam itu, Alya menerima laporan final bahwa pembayaran yang diperiksa terkait barang terkirim dan faktur kedua berbeda. Ia menutup pertanyaan tersebut, tetapi membiarkan audit arsip notula berlanjut.
Ia merasa belajar bahwa penyelidikan bukan mencari satu musuh, melainkan menelusuri proses hingga pertanyaan tertentu dapat dijawab. Beberapa pertanyaan selesai, beberapa lainnya tetap terbuka.
Ratih meminta tim keuangan menyimpan hasil pencocokan nomor faktur bersama bukti kontrak. Mereka menambahkan catatan bahwa dua nomor yang mirip bukan satu transaksi. Auditor luar yang memeriksa laporan triwulanan juga menerima salinan hasilnya.
Auditor luar tidak menemukan selisih material pada transaksi yang diperiksa, tetapi menekankan bahwa sampelnya terbatas. Ratih meminta frasa “tidak ada masalah” diganti menjadi “tidak ditemukan selisih pada sampel yang diuji”. Alya mengapresiasi perubahan itu.
Maya menggunakan temuan ini untuk melatih staf baru tentang pencatatan vendor. Ia tidak menyebut nama Reza atau warisan. Kebijakan baru berlaku untuk seluruh unit agar tidak ada pegawai yang merasa sedang dihukum karena satu kasus.
Alya mengikuti sesi pelatihan selama satu jam. Ia bertanya bagaimana staf dapat meminta klarifikasi tanpa menghambat pembayaran. Tim keuangan memberi contoh jalur cepat untuk kontrak rutin dan jalur tambahan untuk transaksi berisiko.
Setelah sesi, ia meminta bagan itu dipasang di intranet. Maya menyetujui dan meminta tim mengumpulkan masukan setelah satu bulan.
Bagian IT menerapkan validasi pada formulir pembelian dan pembayaran. Uji coba menunjukkan satu nomor kontrak dapat terdeteksi sebelum faktur masuk. Tim keuangan mencatat waktu yang dihemat dan kesalahan yang masih lolos.
Alya meminta evaluasi dilakukan setelah satu bulan, bukan hanya berdasarkan demonstrasi. Maya menyetujuinya. Kebijakan baru akan dinilai dari hasil nyata.
Hasil evaluasi akan disampaikan ke komite audit sebelum kebijakan diperluas ke unit lain.
Aksara