Tiga hari kemudian, keluarga pemegang saham yang telah meninggal datang membawa surat kuasa asli. Mereka ditemani penasihat hukum dan meminta pemeriksaan berlangsung di ruang arsip dengan pintu terbuka, tetapi tanpa akses bagi orang lain di luar daftar undangan.
Ratih menyambut mereka dan menjelaskan prosedur. Surat akan diperiksa di hadapan pemilik, difoto dengan persetujuan, dibandingkan dengan salinan perusahaan, lalu dikembalikan pada hari yang sama. Keluarga menyetujui. Alya duduk di sisi meja, sementara Reza hadir sebagai pihak yang berkepentingan dengan hasil audit.
Dokumen asli memiliki cap notaris dan tanda tangan pemberi kuasa. Nama penerima kuasa pada naskah asli sama dengan nama dalam salinan keluarga, tetapi berbeda satu huruf dari salinan perusahaan. Perbedaan itu ternyata berada pada ejaan nama tengah, bukan nama keluarga.
Ratih mencatat kedua bentuk ejaan tanpa memilih salah satu. Mereka perlu memeriksa akta identitas penerima kuasa dan buku register notaris. Cap notaris tampak jelas, tetapi keaslian serta ruang lingkup kuasa tetap harus dikonfirmasi.
Alya membaca bagian tujuan. Surat itu memberi kuasa kepada penerima untuk menerima undangan dan dokumen rapat atas nama pemberi kuasa. Tidak ada kalimat yang secara tegas memberi hak untuk memberikan suara atau menyetujui pengalihan saham.
“Jadi tanda ‘kuasa’ di daftar hadir bisa merujuk pada penerimaan dokumen,” kata Alya.
“Bisa,” jawab Ratih. “Kita perlu melihat format daftar hadir pada masa itu. Istilahnya mungkin dipakai untuk beberapa maksud.”
Reza meminta salinan surat tersebut. Keluarga menyetujuinya dengan syarat informasi alamat pribadi ditutup. Ratih membuat salinan terbatas dan mencatat bagian yang disamarkan. Dokumen asli lalu dikembalikan kepada keluarga, yang menandatangani tanda terima.
Penasihat hukum keluarga menjelaskan bahwa mereka tidak ingin surat itu digunakan untuk menyimpulkan bahwa pemegang saham almarhum mendukung keputusan tertentu. Alya mengatakan laporan akan membedakan hak menerima dokumen dari hak memilih. Keluarga meminta pernyataan itu dicantumkan.
Mereka juga membawa kalender lama almarhum yang memiliki beberapa catatan rapat. Tanggal pada satu catatan berdekatan dengan undangan, tetapi tidak sama. Catatan itu hanya bertuliskan “Mahendra—dokumen”; tidak mencantumkan tempat atau hasil pembicaraan.
Alya tidak meminta keluarga menyerahkan kalender. Mereka mengizinkan Ratih memotret halaman terkait saja. Tidak ada halaman lain yang dibuka. Ratih menuliskan nomor halaman dan memberi salinan foto kepada keluarga sebelum mereka pergi.
Setelah pemeriksaan, petugas audit menghubungi kantor notaris. Mereka meminta konfirmasi nomor register dan ruang lingkup akta, bukan pendapat tentang sengketa saham. Jawaban diperkirakan datang dalam beberapa hari.
Reza terlihat kecewa karena surat itu tidak memberinya jawaban tentang hasil suara. Alya mengatakan dokumen tersebut tetap penting: ia menunjukkan seseorang diberi wewenang menerima dokumen, tetapi tidak membuktikan suara yang diberikan.
“Berarti tanda itu bukan bukti mereka mendukungku,” kata Reza.
“Belum,” jawab Alya. “Dan bukan bukti mereka menolakmu.”
Ia mengangguk. Kali ini, ia tidak mencoba memaksa makna tertentu dari kertas yang ada.
Sebelum keluarga pergi, Alya mengucapkan terima kasih. Salah satu anggota keluarga bertanya apakah ia masih akan menikahi Adrian demi warisan. Pertanyaan itu membuat suasana berubah. Alya menjawab bahwa keputusan pribadinya tidak akan ditentukan oleh surat kuasa atau hasil audit.
“Saya belum membuat keputusan,” katanya. “Dan saya tidak akan memakai pernikahan sebagai pengganti bukti.”
Keluarga itu tampak menghormati jawabannya. Mereka pamit tanpa menuntut janji lebih lanjut.
Sore hari, Ratih mengirim ringkasan pemeriksaan kepada direksi. Surat kuasa asli telah dicocokkan secara fisik; ruang lingkupnya terbatas pada penerimaan undangan dan dokumen; kewenangan suara belum ditunjukkan. Konfirmasi notaris masih menunggu.
Alya membaca ringkasan dengan tenang. Ia tidak merasa mendapat kemenangan, tetapi satu asumsi lama kini memiliki batas yang lebih jelas. “Kuasa” pada daftar hadir tidak bisa dianggap sebagai suara yang diberikan.
Penasihat keluarga meminta waktu untuk membaca berita acara sebelum surat kuasa dikembalikan. Ratih memberi mereka salinan dan menunggu di luar ruangan. Setelah membaca, keluarga meminta ditambahkan bahwa dokumen asli tidak pernah diserahkan kepada perusahaan untuk disimpan permanen. Ratih memeriksa catatan dan menyetujui kalimat tersebut karena memang sesuai dengan proses hari itu.
Mereka membubuhkan tanda tangan pada berita acara, lalu membawa pulang surat asli dalam map pelindung. Petugas audit menyimpan foto beresolusi tinggi dan catatan kondisi kertas. Tidak ada pengujian tinta dilakukan tanpa persetujuan pemilik.
Kantor notaris membalas permintaan konfirmasi pada sore hari. Nomor register cocok dengan akta yang ditunjukkan, dan notaris mengonfirmasi surat tersebut dibuat pada tanggal yang tercantum. Namun, kantor notaris tidak dapat menilai apakah surat itu pernah digunakan dalam rapat atau diterima oleh perusahaan.
Ratih mencatat konfirmasi itu secara terbatas: asal akta terverifikasi melalui register, ruang lingkup kuasa sebagaimana tertulis adalah menerima undangan dan dokumen, penggunaan kuasa belum dapat dipastikan. Keluarga menerima salinan ringkasan dan menyetujui uraian tersebut.
Alya lalu meminta sekretaris membandingkan format daftar hadir pada rapat-rapat lain dari tahun yang sama. Pada dua daftar, kolom “kuasa” memang digunakan untuk orang yang hadir mewakili pemegang saham. Namun, tidak ada keterangan apakah mereka hanya menerima dokumen atau juga memberikan suara.
“Berarti kebiasaan pencatatan tidak cukup untuk memperluas isi surat,” kata Ratih.
Alya mengangguk. “Kita ikuti dokumennya, bukan kebiasaan yang mungkin berbeda tiap rapat.”
Reza membaca laporan koreksi dan meminta satu frasa diubah. Ia tak ingin tertulis bahwa kuasa “tidak punya hak suara”, karena surat hanya tidak menyebut kewenangan itu. Ratih mengubahnya menjadi “hak suara tidak dinyatakan dalam dokumen yang diperiksa”. Alya menyetujui koreksi tersebut.
Alya juga meminta sekretariat menyimpan surat kuasa dalam kategori dokumen keluarga, bukan berkas sengketa saham. Hanya salinan terbatas yang masuk ke audit. Dengan begitu, alamat dan informasi ahli waris tidak tersebar kepada pegawai yang tidak membutuhkan akses.
Keluarga mengapresiasi pembatasan tersebut. Mereka mengatakan sebelumnya khawatir dokumen itu akan dipakai untuk menekan mereka agar memilih pihak. Alya meyakinkan bahwa mereka tidak diminta menyatakan dukungan dan dapat menolak permintaan di luar ruang lingkup audit.
Aksara